GTC 185
La Guía Técnica Colombiana (GTC) tiene como
propósito brindar herramientas que facilitan la gestión documental en las
organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el
manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir
con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.
La guía tiene como base las normas NTC 3393,
NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las
cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.
Esta guía presenta recomendaciones para
elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones,
con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
CARTAS
La expedición de cartas u oficinas está a
cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en
el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios
externos en formato carta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos
elementos deberían de estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas
u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.
La carta u oficio tiene como objetivos
fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda
tener en cuenta:
tratar un solo tema por comunicación;
redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa;
usar tratamiento respetuoso y cortes;
utilizar los formatos normalizados en los
manuales de cada organización,
distribuir el texto de acuerdo con su extensión
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con los objetivos, la carta u
oficio tiene los siguientes usos:
-
ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;
-
felicitar, invitar o convocar, y
-
hacer llamados de atención, entre otros.
-
informar sobre un hecho, expresar
necesidades o hacer solicitudes;
-
regular o aclarar una situación;
-
tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
-
dar respuesta a una comunicación recibida;
-
reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
-
solicitar detalles sobre un asunto determinado;
-
impugnar o corregir una situación;
-
confirmar eventos ocurridos o pendientes;
-
solicitar o remitir información, documentos u objetivos;
CLASES DE CARTAS U OFICINAS
Independientemente del estilo y según su
contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
Organizacionales: se producen en el
desarrollo de las actividades de la
Organización;
oficiales: se produce en las oficinas
públicas y organizaciones del Estado, y
Personales: se producen entre quienes se
conocen, en ellas se permite utilizar
un lenguaje informar.
PARTES DE LA CARTA
Lugar
de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Denominación o título Código académico
Nombre
del destinarlo
Cargo
Organización
Dirección
Nombre
del lugar de origen
País
Asunto
Salud
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas
especiales
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor
Paginas subsiguientes
Paginas subsiguientes
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Utilizar los formatos normalización en los
manuales de cada organización;
2. redactar en forma clara, breve, directa,
sencilla, cortés y en modo impersonal en primera persona en plural;
3. distribuir el texto de acuerdo con su extensión
y;
4. tratar
preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN
El memorando puede tener uno de los
siguientes objetivos:
1. Informar sobre un hecho de forma breve;
2. expresar necesidades;
3. hacer requerimientos;
4. regular o aclarar una situación;
5. tramitar, desarrollar o diligenciar un
asunto;
6. dar respuesta a una comunicación recibida;
7. retirar información, requerimiento o
solicitud urgente;
8. conocer detalles sobre un aspecto
determinado;
9. impugnar o corregir una situación;
10. confirmar eventos ocurridos o pendientes;
11. solicitar o remitir información,
documentos u objetivos;
11. felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias,
y
12. hacer llamados de atención, entre otros;
PARTES DEL MEMORANDO
1. Encabezado
2. Denominación del documento
3. Código
4. Fecha
5. Encabezamiento
6. Destinatario y remitente
7. Asunto
8. Texto
9. Despedida
10. Remitente y firmas responsables
11. Líneas especiales
CIRCULAR
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS CIRCULARES
La circular tiene como objetivo fundamental
dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para
informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa
para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre
otros.
Se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Tratar solo un tema
2. iniciar y finalizar el texto con una clase
de cortesía;
3. redactar en forma clara, precisa, concreta
y precisa concisa;
4. usar un tratamiento respetuoso y cortes;
5. emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
6. utilizar los formatos normalizados en el
manual de procedimientos de cada organización, y
7. distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
1. La circular general se dirige a un grupo específico
de personas.
2. La carta circular está dirigida en forma
personalizada.
PARTES
1. Encabezado
2. Código
3. Lugar de origen y fecha de elaboración
4. Encabezamiento y destinatarios
5. Asunto
6. Saludo
7. Texto
8. Despedida
9. Remitente y firmas responsables
10. Líneas especiales
11. Identificación de páginas subsiguientes
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS ACTAS
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciar con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embrago, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a vocaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los dos asistentes, se hace con su nombre completo.
UTILIZACIÓN DE LAS
ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo
lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las
cuales se destacan:
1. Actas de comités;
2. actas de concejo municipal;
3. actas de consejos;
4. actas de junta directiva;
5. actas de asambleas;
6. actas de reuniones administrativas;
7. actas de levantamientos de cadáveres;
8. actas de baja de inventarios;
9. actas de eliminación de documentos;
10. actas de sociedades y
11. actas de entrega.
PARTES DE LAS ACTAS
Titulo
Denominación del documento y número
Encabezamiento
Lugar de origen y fecha de la reunión
Hora
Lugar
Asistentes
Representaciones
Invitados
Ausentes
Orden del día
Desarrollo
Compromisos
Convocatoria
Firmas, nombres y cargos
Líneas especiales
Paginas subsiguientes
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de
funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el
cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo,
de acuerdo con las normas internas de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
1. Tratar solo un tema
2. redactar en forma clara, precisa, concreta
y precisa concisa;
3. usar un tratamiento respetuoso y cortes;
4. redactar en forma impersonal (se proyecta,
se estudió);
5.
utilizar los formatos normalizados de acuerdo con los manuales de la organización;
6.
disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas,
y
7. elegir el lenguaje técnico adecuado, así
como el tono para presentar los hechos.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se
recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
1. regular o aclarar una situación;
2. Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;
3. tramitar, desarrollar o agilizar un
asunto;
4. retirar información, requerimiento o
solicitud urgente;
5. impugnar o corregir una situación, y
6. presentar detalles sobre un aspecto
determinado.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) Resumen ejecutivo, quien tiene de una a
tres paginas
b) informe corto que consta de una a 10 páginas
y
c) informe extenso, de 11 páginas en adelante
RESUMEN EJECUTIVO
Este tipo de informe breve su usa para:
Informar sobre el desarrollo de un evento
organizacional;
Dejar constancia del procedimiento realizado
durante la verificación de asuntos administrativos;
Reportar eventos extraordinarios ocurridos
durante una reunión,
Dar a conocer diferentes aspectos sobre
visitas administrativas o de verificación;
Presentar resume sobre el comportamiento inadecuado
de un equipo (maquinaria) grupo de personas o de un individuo
Puede tener o no portada. En caso de no
tenerla se reemplaza por un encabezamiento.
Se recomienda que el resumen contenga:
Encabezamiento, conformado por razón social,
dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración;
Autoría del resumen ejecutivo; objetivos;
Numerales o temas;
Conclusiones y recomendaciones, y
Firma.
INFORME CORTO
Se recomienda que este informe no tenga
portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento
del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen
incluya elementos como:
Encabezamiento: razón social, dependencia,
código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración;
Autoría del informe corto;
Objetivos;
Capítulo o capítulos;
Conclusiones y recomendaciones (opcional), y
CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
CONSTANCIA
La constancia es un documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en
constancias para:
Tiempo de servicio,
Experiencia,
Salarios u honorarios,
Clases de trabajo,
Jornada laboral,
Cumplimiento de comisiones y
Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como
objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
a) redactar en forma clara, precisa, concreta
y concisa;
b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso
y cortés;
c) emplear un estilo gramatical natural,
sencillo y continuo;
d) utilizar los formatos establecidos en cada
organización;
e) distribuir el texto de acuerdo con su
extensión;
f) suministrar la información en forma
personalizada, y
g) expedir siempre en original.
PARTES DE LAS CONSTANCIAS
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Cargo
Identificación del documento
Texto
Remitente y firmas responsables
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la
información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona,
que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada
laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta
con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño
laboral del colaborador en la organización.
CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
1. Para su presentación, se aconseja tener en
cuenta las recomendaciones del capítulo 4de esta guía que sean aplicables a
este tipo de documento.
2. Se recomienda que la información sea
breve, clara, precisa y veraz
PARTES DE LA HOJA DE
VIDA CORPORATIVA
a) Identificación del documento
b) Nombre
c) Datos básicos
d) Información laboral
e) Información académica
f)
experiencia laboral
g) investigaciones, publicaciones y
distinciones o premios
h) sobres comerciales
CARACTERÍSTICAS DE LA
Al registrar los datos del destinatario,
éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y
completa.
Se recomienda que el sobre coincida en color,
calidad y diseño con la papelería de la organización.
Se recomienda que el sobre tenga impreso el
membrete de la organización.
Para el diseño de sobres grandes, se recomienda
tener en cuenta las zonas
Se sugiere que el tamaño del sobre para envío
de anexos permita guardarlos sin dobleces
Para distribuir mejor la información en un
sobre de tamaño grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en
mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio, en el tercio que le corresponde.
La impresión de los datos tanto del remitente
como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u
horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.
Para las organizaciones que manejan el correo
centralizado, se recomienda escribir en el sobre, el nombre o código de la
dependencia remitente, debajo de la información de la zona 1.
Cuando se utiliza servicios especiales de
correo, se escribe el número de teléfono (fijo o móvil) del destinatario en el
renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente debajo de los datos
de la zona 1
Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse
centrada en el segundo tercio del sobre. Se recomienda que tenga el tamaño
apropiado para escribir los datos completos del destinatario.
CLASES DE SOBRES
Según su uso, los sobres se clasifican en:
a) sobre oficio con ventanilla o sin
ventanilla;
b) sobre carta con ventanilla o sin
ventanilla;
c) sobre para tarjeta, y
d) Sobre de manila (extra oficio, oficio,
carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).
De acuerdo con su destino, en:
a) local,
b) nacional e
c) internacional
UTILIZACIÓN
Proteger el documento y la información.
MENSAJES
El mensaje electrónico es un sistema que
permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del
mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar
adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea
necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda
tener en cuéntalas disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos.
Para garantizar el éxito en el intercambio
del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias.
Se recomienda a las organizaciones que
disponen de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su
utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente
autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.
PARTES
Encabezamiento
Cuerpo del texto
RECOMENDACIONES
Se recomienda no utilizar el correo
electrónico para resolver temas complejos.
Se recomienda no participar en cadenas de
mensajes.
Se recomienda utilizar las letras mayúsculas
sólo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real
Academia Española.
Antes de contestar un mensaje individual o a
través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo
que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.
Se recomienda identificar claramente la
persona a quien se enviará el correo. Es importante recordar que existen
nombres parecidos u homónimos.
Se recomienda utilizar el campo con copia
oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples
direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos
corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que
después se utilicen para enviar correos basura.
Se deberían utilizar con prudencia las listas
de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a personas
que no necesitan un mensaje determinado.
Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en
el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes
deberían ser cortos y concisos.
Se debería tener cuidado con los archivos
adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no
pueda recibir o descargar el destinatario.
Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones
propios de los mensajes, sino los compatibles con la Internet, porque hay que
tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo
electrónico ni su mismo sistema operativo.
TARJETAS
PROTOCOLARIAS
Estas tarjetas forman parte de las
comunicaciones organizacionales escritas para el manejo delas relaciones
públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también
la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con
oferta, venta de bienes y servicios.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La redacción y presentación de las tarjetas
protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.
TARJETAS DE
Buscan facilitar, a quien las recibe, tener
la información para contactar al directivo o funcionario requerido.
Se recomienda incluir esta información:
a) logotipo de la organización (adaptado al
tamaño de la tarjeta);
b) razón social completa con el acrónimo o
sigla que lo representa;
c) nombres y apellidos completos del
directivo o funcionario de la organización que va autilizar la tarjeta;
d) cargo que desempeña, y
e) dirección, teléfonos fijos y móviles,
telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene, ciudad o
municipio y país.
Para profesionales independientes, se
recomienda incluir:
a) nombres y apellidos completos;
b) profesión y servicios que ofrece;
c) universidad de donde egresó;
d) dirección, consultorio u oficina,
teléfonos fijo y móvil, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, en
caso de tenerlos, ye) ciudad o municipio y país.
TARJETAS DE
Se recomienda que las tarjetas de invitación
organizacionales contengan:
a) logotipo, escudo o nombre de la
organización;
b) nombre completo del que invita;
c) título o texto impreso donde mencione el
deseo de invitar y el motivo del acontecimiento;
d) dirección (cuando sea necesario, se
recomienda incluir un mapa para la ubicación del sitio);
e) día, hora;
f) número de teléfono, y
g) de acuerdo con las necesidades del evento,
se debería escribir la frase “Favor confirmar asistencia”
TARJETAS DE
Las de agradecimiento incluyen mensajes que
expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasión y
preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan:
a) logotipo, escudo o nombre de la
organización del remitente;
b) nombres, apellidos y cargo de quien envía
los agradecimientos;
c) texto del motivo del agradecimiento;
d) nombres, apellidos y cargo de la persona a
quien se envía el agradecimiento, ye) ciudad o municipio y fecha
Las de felicitación sirven para expresar
sentimientos corporativos y personales. Sea conseja que su texto o mensaje sea
breve, coherente y cordial. Incluyen:
a) Logotipo, escudo o nombre de la
organización del remitente;
b) nombres, apellidos y cargo de quien envía
la felicitación;
c) texto o motivo de la felicitación;
d) nombre completo de la persona a quien se
envía la felicitación, y
